การบริหารทั่วไป

งานสารบรรณ(ต่อ)
วันนี้ครูสุโขทัย มาช้าหน่อยนะขอรับเนื่องจากไม่ค่อยสบาย...เหนื่อยจากการเดินทางไปศึกษาดูงานต่างจังหวัดนะขอรับ แต่ไม่ต้องห่วงรับรองเนื้อหาสาระครบถ้วนไม่เชื่ออ่านเลย
การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ
การเก็บรักษา
การเก็บรักษาแบ่งออกเป็น 3 ประเภท
1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ
2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
3. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ

การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่องโดยให้กำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสม ตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังต่อไปนี้
1. จัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บอย่างน้อยให้มีต้นฉบับ และสำเนาคู่ฉบับ สำหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บ เก็บไว้อย่างละฉบับ
2. ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการ นั้นๆกำหนด
( เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องแล้วให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือปฏิบัตินี้
2.1 ประทับตรากำหนดเป็นหนังสือไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา
** หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคำว่า ห้ามทำลาย ด้วยหมึกสีแดง
** หนังสือที่เก็บโดยมีกำหนดเวลาให้ประทับตรา คำว่า เก็บถึง พ.ศ...........ด้วยหมึกสีน้ำเงิน
2.2 ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐาน

การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
*** การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นจะต้องให้ในการตรวจสอบเป็นประจำไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ
*** ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้
*** เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้วให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยจัดเก็บของส่วนราชการ

อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือ ดังต่อไปนี้
1. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำเนาของศาลหรือของพนักงานสอบสวน
3. หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติหลักฐาน หรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า
4. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5. หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญ ซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
6. หนังสือ หรือเอกสรเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน ที่ไม่มีหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง เมื่อสำนักงานตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจำเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบ หรือเพื่อการใดๆอีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
( หนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี หรือ 5 ปีแล้วแต่กรณี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลัง )
หนังสือครบ 20 ปี
ทุกสิ้นปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น ที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี ให้ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ 30 มกราคม ของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือ ดังต่อไปนี้
1. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
2. หนังสือที่มีกฎหมายข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไปกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
3. หนังสือที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น ให้จัดทำบัญชีหนังสือครบ 20ปี ที่ขอเก็บเองส่งมอบให้สำนักจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร

การรักษาหนังสือ
1. ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาสหากชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม
** หากสูญหายต้องหาสำเนามาแทน
** ถ้าชำรุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมได้ ให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและหมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย
2. ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสำคัญเป็นการแสดงเอกสารสิทธิก็ให้ดำเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน

การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว
** การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
** การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
** การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ *ทั้งนี้จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน

การทำลาย
ภายใน 60 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บในปีนั้น
** จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย
** เสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ
( คณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วย ประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการระดับ 3 ขึ้นไป )

มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง
ตราครุฑ มี 2 ขนาด คือ
1. ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2. ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร

ตราชื่อส่วนราชการ
มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวงกลมซ้อนกัน เส้นผ่านศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑ ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรมหรือจังหวัดอยู่ขอบล่างของตรา
ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้ โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา

ตรากำหนดเก็บหนังสือ
คือตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพื่อให้ทราบกำหนดระยะเวลาการเก็บหนังสือนั้นมีคำว่า เก็บถึง พศ. .........หรือ คำว่า ห้ามทำลาย ขนาดไม่เล็กว่าตัวพิมพ์ 24 พอยท์

มาตรฐานกระดาษและซอง
มาตรฐานกระดาษโดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก 60 กรัมต่อตารางเมตร มี 3 ขนาดคือ
1. ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร X 297 มิลลิเมตร
2. ขนาดเอ 5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร X 210 มิลลิเมตร
3. ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร X 74 มิลลิเมตร
มาตรฐานซอง โดยปกติให้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก 80 กรัมต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาด ซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ
1. ขนาดซี 4 หมายความว่า ขนาด 229 มม. X 324 มม.( กระดาษไม่ต้องพับ)
2. ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มม. X 229 มม.(กระดาษพับ 2)
3. ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มม. X 162 มม.( กระดาษพับ 4)
4. ขนาดดีแอลหมายความว่า ขนาด 110 มม. X 220 มม.(กระดาษพับ 3 )

ตรารับหนังสือ
มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร X 5 เซนติเมตร มีชื่อส่วนราชการอยู่ตอนบน
วันนี้พอแค่นี้ก่อนนะ เดี๋ยวอ่านไม่รู้เรื่อง เป็นอย่างไรบ้าง ส่งเสียงมาบอกบ้างนะ ออกความคิดเห็นหน่อย ดี...ไม่ดี.....อยากได้อะไร....บอกผ่านมาบ้าง พบกันใหม่วันพรุ่งนี้ หวัดหาย.....ซำบายดี