การบริหารงานทั่วไป

งานสารบรรณ ( ต่อ )
ครูสุโขทัย มาพบกันอีกแล้วนะครับ ห่างหายไปนานเลยเนื่องจากว่าต้องไปศึกษาดูงานตามโครงการพัฒนาคุณภาพการศึกษาโรงเรียนขนาดเล็กต้นแบบ นะ เรามาต่อกันดีกว่านะขอรับ
หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ
เป็นหนังสือที่จะต้องจัดส่งหรือดำเนินการทางสารบรรณด้วยความเร็วเป็นพิเศษ แบ่งได้ 3 ประเภทคือ
1. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีเมื่อได้รับหนังสือนั้น
2. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
3. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยอักษรสีแดง ขนาดไม่เล็กกว่า ตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ให้เห็นชัดเจนบนหนังสือหรือบนซอง
ในกรณีที่ที่อย่างให้หนังสือถึงมือผู้รับตามกำหนดให้ลงคำว่า ด่วนภายใน แล้วลงวันเดือน ปีและกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ กับให้เจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับซึ่งระบุหน้าซองภายในเวลาที่กำหนด
หนังสือที่ต้องการให้ส่วนราชการอื่นทราบด้วย ให้รับรองหนังสือว่า สำเนาถูกต้อง ให้เจ้าหน้าที่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไปรับรอง

เรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน
ให้ส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารเช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์วิทยุ สื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น
และให้ผู้รับ ปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่จำเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือให้ทำหนังสือยืนยืนตามไปทันที
การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่นทางโทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน

หนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มี ( 3 ฉบับ )
1. ฉบับจริง
2. สำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ
3. สำเนาเก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ
( สำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ข้างล่างด้านขวาของหนังสือ )

หนังสือที่เจ้าของหนังสือเห็นว่า มีส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วยโดยปกติให้ส่งสำเนาไปให้ทราบด้วยโดยทำเป็นหนังสือประทับตรา( สำเนาหนังสือนี้ให้คำรับรองว่า สำเนาถูกต้อง โดยให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง และตำแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือ

หนังสือเวียน คือหนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัสตัวพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นตัวเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอก



หนังสือต่างประเทศ
ให้ใช้กระดาษตราครุฑ หนังสือที่เป็นภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษให้ใช้ตามประเพณีนิยม
หนังสือที่เป็นภาษาอังกฤษ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. หนังสือที่ลงชื่อ
- หนังสือที่เป็นแบบพิธี (ใช้ติดต่อทางการทูต ระหว่างส่วนราชการไทยกับส่วนราชการต่างประเทศ)
- หนังสือที่ไม่เป็นแบบพิธี ( ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการไทยกับส่วนราชการต่างประเทศ)
- หนังสือกลาง ( หนังสือที่ใช้สรรพนามบุรุษที่ 3 และประทับตราส่วนราชการ)
2. หนังสือที่ไม่ลงชื่อ
- บันทึกช่วยจำ ( ยืนยันข้อความที่ได้สนทนา)
- บันทึก ( แถลงรายละเอียด หรือข้อเท็จจริง)

การรับและส่งหนังสือ
การรับหนังสือ
ขั้นตอนการรับหนังสือ
1. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ
2. ลงทะเบียนตรารับหนังสือที่มุมด้านบนของหนังสือ
3. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ
4. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้ว ส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการโดยให้ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่อง การปฏิบัติถ้ามีชื่อบุคคล หรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ลงชื่อหรือตำแหน่งไว้ด้วย
การส่งหนังสือ
ขั้นตอนการส่งหนังสือ
1. ให้เจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วนแล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก
2. เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติ ดังนี้
- ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือ
-
ข้อสอบ**
จำให้ได้ลงเลขที่ และวัน เดือน ปี ในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียนส่ง และวัน เดือน ปี ในทะเบียนหนังสือส่ง
- ก่อนบรรจุซองให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อยของหนังสือตลอดจนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่ง แล้วปิดผนึก
- หนังสือที่ไม่มีความสำคัญมากนัก อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาวเย็บด้วยลวด หรือวิธีอื่นแทนการบรรจุซอง

การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์
ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบ หรือวิธีการที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยกำหนด
- การส่งหนังสือซึ่งมิใช่เป็นการส่งโดยการไปรษณีย์ เมื่อส่งหนังสือให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้ผู้รับลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับแล้วแต่กรณี
- ถ้าเป็นใบรับให้นำใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่สำเนาคู่ฉบับ
วันนี้พอแค่นี้ก่อนนะครับ เดี๋ยวค่อยมาว่ากันต่อ