หลักการบริหาร(ต่อ)

การตัดสินใจ วินิจฉัยสั่งการ
การตัดสินใจ คือ การเลือกที่จะคิดหรือกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งจากทางเลือกหลายๆทางที่เป็นไปได้ ทั้งนี้เพื่อให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนดเอาไว้
กระบวนการตัดสินใจมีอยู่ทุกขั้นตอนของการบริหารงาน
กระบวนการตัดสินใจ คือการพิจารณาทางเลือกที่ดีที่สุด
การตัดสินใจ แบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ คือ
1. การตัดสินใจโดยบุคคลคนเดียว เหมาะสำหรับการตัดสินใจในเรื่องที่ไม่สลับซับซ้อนยุ่งยากมากนักและมีการกำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว การตัดสินใจโดยคนๆเดียวกระทำได้หลายวิธีดังนี้
1.1 ตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่
1.2 ตัดสินใจโดยขอข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ใต้บังคับบัญชา
1.3 ฟังความคิดเห็นจากผู้ใต้บังคับบัญชาทุกๆคนแล้วหาข้อสรุปเพื่อตัดสินใจ
1.4 ฟังความคิดเห็นจากกลุ่มผู้ใต้บังคับบัญชาแล้วตัดสินใจ
2. การตัดสินใจโดยกลุ่ม เป็นการตัดสินใจในปัญหาที่สลับซับซ้อนยุ่งยาก และยังไม่มีข้อสรุปไว้ล่วงหน้า ผู้บริหารที่ขาดความรู้ ทักษะ ควรตัดสินใจโดยวิธีการใช้กลุ่ม จะได้ความคิดที่กว้างขวางกว่าการตัดสินใจโดยลำพัง การตัดสินใจโดยกลุ่มมีหลายวิธีดังนี้
2.1 การตัดสินใจในกลุ่มผู้บริหารด้วยกัน
2.2 การตัดสินใจโดยคณะกรรมการ
2.3 การตัดสินใจร่วมกันระหว่างผู้บริหารและผู้ใต้บังคับบัญชา

กระบวนการตัดสินใจ
1. การรับรู้ปัญหา
2. การรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา
3. การประเมินทางเลือก
4. การเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด
5. การดำเนินการและติดตามผล

การสั่งงาน
การสั่งงานหมายถึง การที่ผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างานมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้ร่วมงานปฏิบัติจัดทำโดยอาจแนะนำวิธีปฏิบัติให้ด้วย เพื่อให้เกิดการดำเนินงานไปด้วยดีและบรรลุเป้าหมายขององค์การ

การสั่งงาน อาจทำเป็น 4 อย่าง ตามลักษณะการปฏิบัติคือ
1. การสั่งโดยตรง เป็นการสั่งงานในลักษณะที่ต้องการให้ปฏิบัติทันที หรือต้องการควบคุมอย่างเคร่งครัด
2. การสั่งแบบขอร้อง เป็นการสั่งงานในลักษณะจูงใจให้ปฏิบัติงาน มักใช้ในกรณีปกติ
3. การสั่งงานแบบเสนอแนะ การสั่งงานเป็นลักษณะส่งเสริมให้ผู้ปฏิบัติเกิดความคิดริเริ่มในการทำงาน
4. การสั่งงานแบบอาสาสมัคร การสั่งงานในลักษณะงานนอกเหนือหน้าที่ที่จะต้องพึงปฏิบัติ

รูปแบบของการสั่งการ
การสั่งการ จำแนกได้ 2 รูปแบบ คือ
1. การสั่งเป็นลายลักษณ์อักษร
2. การสั่งด้วยวาจา

ลักษณะของการสั่งการที่ดี
1. คำสั่งต้องชัดเจน สมบูรณ์
2. ต้องคำนึงถึงขีดความสามารถของผู้ปฏิบัติงานว่าปฏิบัติได้เพียงใด
3. คำสั่งต้องธำรงไว้ซึ่งระเบียบ กฎเกณฑ์ ข้อบังคับขององค์การ
4. ส่งเสริม และกระตุ้นให้เกิดแรงจูงใจในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่
5. เป็นการสื่อสารแบบสองทาง

การควบคุม กำกับ ติดตามและประเมินผลงาน
การควบคุมงาน หมายถึง การกำกับดูแลการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนหรือแนวการปฏิบัติที่กำหนดไว้

วัตถุประสงค์ของการควบคุมงาน
1. เพื่อควบคุมขบวนการปฏิบัติงานให้ได้ตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย
2. เป็นสัญญาณเตือน
2.1 ให้ผู้รับผิดชอบทราบความเบี่ยงเบนหรือความผิดปกติเมื่อระบบการควบคุมที่กำหนดไว้ไม่สามารถควบคุมสภาวะการให้ดำเนินการตามที่กำหนดได้
2.2 ในขณะเดียวกันหากไม่มีสัญญาณเตือนเกิดขึ้นในระบบควบคุมก็พอจะเชื่อได้ว่าผลการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย

การควบคุมงาน แบ่งออกเป็น 2 ระดับ คือ
1. การควบคุมงานโดยตรง เรียกว่า การควบคุมระดับปฐมภูมิ
2. การควบคุมงานโดยอ้อม เรียกว่า การควบคุมระดับทุติยภูมิ

องค์ประกอบของการควบคุมงาน แบ่งออกเป็น 3 ส่วน
1. ส่วนชี้วัด ( Sensor ) เป็นตัวบ่งชี้การจัดระบบควบคุมงานที่ต้องกำหนดว่าจะใช้สิ่งใดเป็นส่วนชี้วัดหรือเครื่องชี้วัดในการควบคุมงาน เครื่องชี้วัดนี้อาจเป็น
1.1 เครื่องชี้วัดเกี่ยวกับปัจจัยนำเข้า
1.2 เครื่องชี้วัดเกี่ยวกับกิจกรรม
1.3 ผลการปฏิบัติงาน
1.3.1 ปริมาณครอบคลุมพื้นที่
1.3.2 จำนวนของกิจกรรม
2. ส่วนกำกับการ ( Monitor ) เป็นการตรวจสอบรายงานต่างๆเพื่อเปรียบเทียบกับสิ่งที่คาดหวังหรือมาตรฐาน หากกิจกรรมหรือผลการปฏิบัติไม่ถูกต้องกับสิ่งที่คาดหวังก็จะเตือนให้ทราบ เพื่อผู้ควบคุมงานจะได้ดำเนินการแก้ไข
3. ส่วนควบคุมงาน ( Controller ) เมื่อผู้ควบคุมได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการเบี่ยงเบน ผู้ควบคุมจะต้องรีบดำเนินการแก้ไขความเบี่ยงเบนนั้น การแก้ไขนี้อาจจะแก้ที่ปัจจัยนำเข้าหรือแก้ไขที่การปฏิบัติงาน

เทคนิคการควบคุมงานแบบ CPM ( Critical Path Method )
เป็นเทคนิคในการวางแผนและควบคุมโครงการโดยการจัดลำดับก่อนหลังของกิจกรรมต่างๆตั้งแต่ต้นจนสิ้นสุดโครงการและโดยการประสานกิจกรรมต่างๆให้ดำเนินไปด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพในระยะเวลาที่จำกัด
- วิธีนี้เป็นการพิจารณาว่ากิจกรรมใดสำคัญกว่า เป็นหลักของโครงการก็จะให้ความสนใจเป็นพิเศษ เหมาะสำหรับโครงการก่อสร้าง หรือต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย ( เน้นกิจกรรม )


การประเมินผลและตรวจสอบแผนงาน PERT ( Program Evaluation and Technique )
ความหมายของ PERT หมายถึง วิธีการประเมินผลและตรวจสอบแผนงาน โดยเฉพาะงานที่มีขอบข่ายหลายอย่างและเป็นงานในลักษณะต่อเนื่องกันไป มิใช่งานที่ต้องปฏิบัติซ้ำๆกันโดยมีพื้นฐานจากแนวความคิดในเรื่องข่ายการปฏิบัติงาน ซึ่งแสดงให้เห็นถึงช่วงการดำเนินงานซึ่งในบางช่วงจำเป็นต้องเร่งรัด หรือบางช่วงสามารถยืดหยุ่นการทำงาน แต่ในที่สุดได้รับความสำเร็จภายในกำหนดเวลาที่วางไว้
ลักษณะของ PERT
1. มีลักษณะที่ทำให้แผนงานง่ายต่อการติดต่อประสานงาน ทำให้แผนมีรายละเอียดเกี่ยวกับการดำเนินงาน เป็นแผนที่มีลักษณะใกล้ความจริง หรือมีความสมบูรณ์มากขึ้น
2. มีการประมาณเวลาและความไม่แน่นอนหรืออุปสรรคของการกระทำไว้ล่วงหน้า
3. ก่อให้เกิดความสนใจในเรื่องส่วนต่างๆของโครงการซึ่งเป็นแนวทางที่ทราบถึงปัญหาความขัดข้องและสาเหตุที่ทำให้เกิดความล่าช้าของงาน
4. ทำให้ได้รับข่าวสารในเรื่องทรัพยากรต่างๆที่ใช้ในโครงการ
5. จัดลำดับโครงการและงานต่างๆให้สอดคล้องกัน
6. มีการกำหนดให้รายงานการดำเนินงานและผลการดำเนินงานทั้งหมดของโครงการโดยตลอด

ตัวชี้วัด ( KPI : Key Performance Indicator )
ตัวชี้วัด เป็นการประเมินผลองค์การโดยเน้นตัวชี้วัดที่สำคัญๆการทำเคพีไอสามารถทำได้ทุกระดับตั้งแต่องค์การลงมาจนถึงพนักงาน
ความสำคัญของการประเมินผล
1. ทำให้รู้ว่าแผนที่วางไว้บรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่เพียงใด
2. ทำให้รู้สถานภาพของตนเองว่าเป็นอย่างไร อยู่ตรงจุดไหนเมื่อเทียบกับคู่แข่ง ถ้าไม่สามารถประเมินผลตนเองได้ก็ไม่สามารถบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. การพัฒนาองค์การจะต้องเริ่มที่การประเมินผลก่อน เพื่อจะได้รู้ว่าจะพัฒนาอะไร อย่างไร ระดับใด
4. การประเมินผลจะกระตุ้นให้บุคลากรในองค์การเกิดความรับผิดชอบและมุ่งมั่นที่จะทำงานมากขึ้น

กระบวนการของ KPI
ดำเนินการตามกระบวนการ PDCA
1. การวางแผน
2. การปฏิบัติ
3. การตรวจสอบ
4. การแก้ไขปรับปรุง

ลักษณะของตัวชี้วัดที่ดี
1. มีความสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ ภารกิจ และกลยุทธ์ขององค์การ
2. ควรแสดงถึงสิ่งที่มีความสำคัญเท่านั้น ซึ่งมีลักษณะดังนี้
2.1 ตัวชี้วัดที่แสดงผลการดำเนินงานที่สำคัญขององค์การ
2.2 ตัวชี้วัดที่แสดงกิจกรรมหรืองานสำคัญที่ถ้าผิดพลาดจะทำให้เกิดความเสียหายร้ายแรงต่อองค์การ
3. ประกอบด้วยตัวชี้วัดด้านการเงินและด้านอื่นๆด้วย
4. ตัวชี้วัดที่สร้างขึ้นต้องมีบุคคลหรือหน่วยงานรับผิดชอบทุกตัว
5. ต้องเป็นตัวชี้วัดที่องค์การควบคุมได้ร้อยละ 80
6. สามารถวัดได้และเป็นที่เข้าใจของบุคคลทั่วไป
7. ช่วยให้ผู้บริหารและพนักงานสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงต่างๆได้ดีง่ายต่อความเข้าใจ
8. ตัวชี้วัดที่ดีต้องไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งในองค์การ