การบริหารทั่วไป

วันนี้ ครูสุโขทัย เดินทางมาพบท่านอีกแล้วนะขอรับ โดยจะเสนอเกี่ยวกับการบริหารทั่วไป ซึ่งวันนี้จะสรุปเกี่ยวกับงานสารบรรณ ก็หวังว่าทุกท่านที่อ่านจะเข้าใจง่ายและสามารถนำไปใช้ได้ ก็เริ่มเลยละกัน
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ( ฉ.2 พ.ศ.2548 )
งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย

หนังสือราชการ มี 6 ชนิด
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือที่ติดต่อราชการเป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือที่ติดต่อระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ หรือส่วนราชการถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือส่วนราชการถึงบุคคลภายนอก
2. หนังสือภายใน คือหนังสือ ที่ติดต่อราชการเป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือที่ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
3. หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อ ของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งส่วนราชการกับส่วนราชการและส่วนราชการกับบุคคลภายนอก ( เฉพาะในกรณีไม่ใช่เรื่องสำคัญ) เช่น
- การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
- การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสารหรือบรรณสาร
- การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน
- การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
- การเตือนเรื่องที่ค้าง
- เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด
1. คำสั่ง คือบรรดาที่ข้อความที่ผู้บังคับบัญชา สั่งให้ปฏิบัติ โดยชอบด้วยกฎหมายใช้กระดาษตราครุฑ
2. ระเบียบ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางเอาไว้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ
3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ กำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่
1. ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
2. แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจ ในกิจกรรมของทางราชการหรือเหตุการณ์หรือกรณีใดๆให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกันใช้กระดาษตราครุฑ
3. ข่าว คือบรรดาที่ข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ไม่ใช้กระดาษตราครุฑ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ มี ดังนี้
1. หนังสือรับรอง คือหนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่ง อย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ
2. รายงานการประชุม คือบันทึกความคิดเห็นของผู้ประชุมผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ไม่ใช้กระดาษตราครุฑ ( ผู้ที่สำคัญที่สุดคือเลขานุการ ,หัวใจสำคัญที่สุดคือระเบียบวาระการประชุม)
3. บันทึก คือข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
4. หนังสืออื่น คือหนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพและสื่อกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้วมีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่นโฉนด แผนที่ แบบ ผนัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น
สื่อกลางบันทึกข้อมูล หมายถึง สื่อใดๆที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ทางอิเลคทรอนิกส์ เช่น แผนบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี-อ่านอย่างเดียว หรือแผ่นดิจิทัลเอนกประสงค์ เป็นต้น
พอแค่นี้ก่อนละกันนะเดี๋ยวค่อยมาว่ากันใหม่ .............