สมรรถนะของผู้บริหาร(ต่อ)

การสื่อสาร และการจูงใจ
การสื่อสารเป็นกระบวนการติดต่อส่งผ่านข้อมูล ความคิด ความเข้าใจหรือความรู้สึกระหว่างบุคคล ซึ่งการสื่อสารจะมีองค์ประกอบ 4 ประการคือ
1. ผู้ส่งสาร ( Sender ) ได้แก่ ผู้ที่จะส่งข้อมูลข่าวสารแก่ผู้อื่น
2. ข้อมูลข่าวสาร ( Message ) คือสิ่งที่ต้องการให้ผู้อื่นรู้ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล/ความเชื่อ ความเข้าใจ ความคิดหรือความรู้สึก
3. สื่อในช่องทางการสื่อสาร ( Communication channel ) คือช่องทางที่ใช้ในการติดต่อกันระหว่างผู้ส่งและผู้รับซึ่งช่องทางในการสื่อสารจะมีหลายช่องทางทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ
4. ผู้รับสาร ( Receiver ) ได้แก่ ผู้ที่รับรู้ข้อมูลข่าวสารหรือผู้ที่เราต้องการให้รู้ข้อมูล

กระบวนการสื่อสาร
ผู้ส่งสาร ( Sender ) สาร ( Message ) สื่อหรือช่องทาง ( Channel ) ผู้รับสาร( Receiver )

ประเภทของการสื่อสาร
1. จำแนกตามกระบวนการหรือการไหลของข่าวสาร จำแนกออกเป็น 2 ประเภท
1.1 การสื่อสารทางเดียว ( One-Way Communication ) คือ การสื่อสารที่ข่าวสารจะถูกส่งจากผู้ส่งไปยังผู้รับในทิศทางเดียว โดยไม่มีการตอบโต้กลับจากฝ่ายผู้รับ เช่น การสื่อสารผ่านสื่อ วิทยุ โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์
1.2 การสื่อสารสองทาง ( Two-Way Communication ) คือการสื่อสารที่มีการส่งข่าวสารตอบกลับไปมาระหว่างผู้สื่อสาร ดังนั้นผู้สื่อสารแต่ละฝ่ายจึงเป็นทั้งผู้ส่งและผู้รับในขณะเดียวกัน เช่น การพบปะพูดคุยกัน การพูดโทรศัพท์ เป็นต้น
2. จำแนกตามภาษาสัญลักษณ์ที่แสดงออก แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
2.1 การสื่อสารเชิงวัจนะ หมายถึง การสื่อสารด้วยการใช้ภาษาพูด หรือเขียนเป็นคำพูดในการสื่อสาร
2.2 การสื่อสารเชิงอวัจนะ หมายถึง การสื่อสารโดยใช้รหัสสัญญาณอื่น เช่น ภาษาท่าทาง การแสดงออกทางใบหน้า สายตา ตลอดจนถึงน้ำเสียง ระดับเสียง ความเร็วในการพูด
3. จำแนกตามจำนวนผู้สื่อสาร จำแนกออกเป็น 3 ลักษณะดังนี้
3.1 การสื่อสารส่วนบุคคล
3.2 การสื่อสารระหว่างบุคคล
3.3 การสื่อสารมวลชน

การสื่อสารมีวัตถุประสงค์สำคัญดังนี้
1. เพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร
2. เพื่อแนะนำและสั่งการ
3. เพื่อชักจูง
4. เพื่อสอนงาน
5. เพื่อสร้างความเข้าใจอันดีต่อกัน
6. เพื่อความสนุกสนานและสร้างบรรยากาศ
ช่องทางการติดต่อสื่อสาร
1. ช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการ
1.1 การสื่อสารจากบนลงล่าง เป็นการส่งผ่านข้อมูลข่าวสารจากผู้บริหารมายังผู้ปฏิบัติงาน หรือจากหัวหน้ามายังลูกน้อง ซึ่งการสื่อสารลักษณะนี้มักเป็นไปเพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันและเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานรับรู้และสามารถนำไปปฏิบัติเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์การได้ การสื่อสารจากบนลงล่างสามารถใช้ช่องทางต่างๆได้ดังนี้
1) สายการบังคับบัญชา เช่นการสั่งการ ถ่านทอดคำสั่ง ชี้แจงนโยบาย
2) ป้ายประกาศ
3) จดหมายข่าว
4) จดหมายและใบแทรกในเงินเดือน
5) คู่มือปฏิบัติงานและจุลสาร
6) รายงานประจำปี
7) ระบบเสียงตามสาย
1.2 การสื่อสารจากล่างขึ้นบน เป็นการสื่อสารจากบุคลากรระดับปฏิบัติการถึงผู้บริหารองค์การ ซึ่งอาจเป็นรายงานข้อมูล เสนอความคิดเห็น ตลอดจนมีส่วนร่วมในการบริหารองค์การ วิธีนี้จะช่วยให้บุคลากรมีขวัญและกำลังใจในการทำงานอีกด้วย การสื่อสารจากล่างขึ้นบนนี้อาจใช้ช่องทางการสื่อสารดังนี้
1) นโยบายการเปิดกว้าง
2) ระบบการรับความคิดเห็น (กล่องรับฟังความคิดเห็น)
3) แบบสอบถาม
4) ระบบการอุทธรณ์/ร้องทุกข์
5) กรรมการรับข้อร้องเรียน
6) การประชุมพิเศษ เช่นการจัดสัมมนา ดูงาน แข่งกีฬา
การสื่อสารในองค์การที่ดีควรจะเป็นการสื่อสารแบบสองทาง ( Two- way communications ) ซึ่งผุ้ส่งสารและผู้รับสารได้โต้ตอบกัน
2. ช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ
ระบบการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการมักจะอาศัยความสัมพันธ์ระหว่างคนในองค์การเป็นตัวถ่ายทอดและส่งผ่านข้อมูลข่าวสาร ไม่มีรูปแบบตายตัวขึ้นกับสภาพของแต่ละองค์การหรือกลุ่มการส่งสารตามแบบนี้ ถึงแม้จะใช้เวลามากแต่ก็มีประสิทธิผลมากและมักจะเกิดขึ้นเสมอในองค์การ

ปัญหาในการติดต่อสื่อสาร
1. อุปสรรคด้านเทคนิค ได้แก่ สภาพแวดล้อมที่ทำให้การติดต่อสื่อสารผิดพลาดไปประกอบด้วย
1.1 ระยะเวลา เช่นการตักเตือนควรทำเมื่อบุคลากรกระทำผิดทันทีแต่หากปล่อยเวลาไปจะทำให้การตักเตือนไม่บรรลุผลสำเร็จได้
1.2 ข้อมูลมากเกินไป
1.3 ความแตกต่างระหว่างวัฒนธรรม เช่นการส่ายหน้าคุยกันของคนอินเดีย คือการยอมรับซึ่งแตกต่างจากสังคมไทยที่การยอมรับคือการพยักหน้า
2. อุปสรรคด้านภาษา
3. อุปสรรคด้านจิตวิทยา
1.1 การกรองข้อมูล เช่น ข้อมูลข่าวสารต้องผ่านตัวกรองมากโอกาสที่จะผิดพลาดก็จะมากยิ่งขึ้น
1.2 การขาดความจริงใจและไม่เปิดเผย
1.3 ความอิจฉา
1.4 การครอบงำทางความคิด
1.5 ความคาดหวัง
1.6 การรับรู้ที่แตกต่างกัน
1.7 สิ่งรบกวน

การจูงใจ
การจูงใจ หมายถึง การนำเอาปัจจัยต่างๆมาเป็นแรงผลักดันให้บุคคลแสดงพฤติกรรมออกมาอย่างมีทิศทางเพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายที่ต้องการ
กระบวนการจูงใจ มีองค์ประกอบ 3 ประการ คือ
1. ความต้องการ ( Needs ) คือ ภาวการณ์ขาดบางสิ่งบางอย่างอินทรีย์ อาจจะเป็นการขาดทางด้านร่างกายหรือการขาดทางด้านจิตใจก็ได้
2. แรงขับ ( Drive )
3. สิ่งล่อใจ ( Incentive หรือ เป้าหมาย ( Goal )

ทฤษฏีการจูงใจเบื้องต้น
1. ทฤษฏีของมาสโลว์ มี 5 ขั้น
1. ความต้องการทางร่างกาย
2. ความต้องการความมั่นคงและความปลอดภัย
3. ความต้องการทางสังคม
4. ความต้องการการยอมรับนับถือและเห็นว่าตนเองมีคุณค่าต่อสังคม
5. ความต้องการความสำเร็จ

2. ทฤษฏีสองปัจจัยของ Frederick Herzberg
1. ปัจจัยจูงใจ ปัจจัยนี้เป็นแรงกระตุ้นให้เกิดความพึงพอใจในการปฏิบัติงานหรือทำงานอย่างมีความสุข มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ปัจจัยนี้เกี่ยวข้องกับงาน ได้แก่
· ความสำเร็จในการทำงาน
· ความรับผิดชอบในงาน
· การได้รับการยกย่องในผลงาน
· ลักษณะของงานที่ทำ
· ความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน
2. องค์ประกอบค้ำจุน ปัจจัยนี้ไม่ใช่ปัจจัยที่จะทำให้ผลผลิตเพิ่มขึ้น และไม่ใช่ปัจจัยจูงใจในการเพิ่มผลผลิต แต่เป็นปัจจัยเบื้องต้นเท่านั้น ถ้าองค์ประกอบใดไม่มีปัจจัยนี้จะก่อให้เกิดความไม่พอใจในการทำงานแต่ถ้าจัดให้มีปัจจัยนี้อย่างเพียงพอก็จะทำให้เกิดความพอใจเท่านั้น มิได้เป็นการจูงใจให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานไม่ ปัจจัยเหล่านี้ได้แก่ สภาพแวดล้อมในการทำงาน
· ค่าจ้างเงินเดือน
· สถานภาพในการทำงาน
· นโยบาย
· การควบคุมดูแล
· ความมั่นคงในงาน
· สภาพการทำงาน
· ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
3. ทฤษฏีการจูงใจของแมคคิลล์แลนด์ ( McClelland” Motivation Theory ) มีบทบาทช่วยในการพัฒนาการจูงใจโดยแบ่งการจูงใจตามความต้องการขั้นพื้นฐานของบุคคลเป็น 3 แบบ ดังนี้
แบบที่ 1 ความต้องการอำนาจ
แบบที่ 2 ความต้องการความผูกพัน
แบบที่ 3 ความต้องการความสำเร็จ
4. ทฤษฏีของ Douglas McGregor กล่าวว่าการจูงใจนะเกิดขึ้นย่อมอยู่กับทัศนคติของผู้บริหาร หรือผู้นำที่จะมีต่อผู้ใต้บังคับบัญชาและ McGregor ยังได้ตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับคนออกเป็น 2 แบบ กล่าวคือ ทฤษฏี X และทฤษฏี Y โดยสามารถเปรียบเทียบได้ดังนี้

ทฤษฏี X
· มนุษย์โดยทั่วไปมักจะไม่ชอบทำงานและพยายามหลีกเลี่ยง
· มนุษย์ส่วนใหญ่จะไม่ค่อยทะเยอทะยานขาดความรับผิดชอบ ชอบการบังคับ ลงโทษและการควบคุม
· มักต่อต้านการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
· เห็นแก่ตัว ไม่ฉลาด เฉื่อยชา
ทฤษฏี Y
· มนุษย์จะมีการทำงานตามธรรมชาติ ไม่หลีกเลี่ยงการทำงาน
· การควบคุมมิใช่วิธีเดียวที่จะทำให้งานบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ
· มนุษย์มีจิตสำนึกในการควบคุมตนเองได้
· มนุษย์มีความทะเยอทะยานใฝ่สำเร็จและพัฒนาตนเองได้
· มนุษย์มีความคิดริเริ่มในการแก้ไขปัญหาได้ และมีความเฉลียวฉลาด

ประโยชน์ของการจูงใจ
1. เกิดความมั่นใจและพอใจในงาน
2. พึงพอใจในตัวผู้บริหาร
3. การร้องทุกข์มีน้อยลง
4. การควบคุมขององค์การ ดำเนินไปด้วยความราบรื่น
5. เกิดความจงรักภักดี และความภาคภูมิใจ
6. เกิดความร่วมมือร่วมใจในการทำงาน
7. เกิดความศรัทธาในองค์การ และลดการลาออก
8. เกิดประสิทธิภาพใจการปฏิบัติงานสูง

การมีวิสัยทัศน์
วิสัยทัศน์ ( Vision ) เป็นคำที่นิยมใช้เพื่อสื่อความหมายในลักษณะเดียวกับคำว่าจินตภาพ ญาณทรรศน์ และทัศนภาพ
( Vision ) มีคำนิยามตามพจนานุกรมว่า พลังแห่งการมองเห็น จินตนาการ การมองไปข้างหน้า การเข้าใจความจริงบนพื้นฐานของข้อเท็จจริง สิ่งที่มองเห็นด้วยตาของของ หรือพลังแห่งจินตนาการ
มีผู้ให้คำนิยามคำว่า วิสัยทัศน์ ( Vision ) แตกต่างกันออกไปหลายความหมายเช่น หมายถึง
การมองการณ์ไกล
การมองเห็นถึงขอบเขตลักษณะ
การมองเห็นแบบหยั่งรู้
การรู้จักมองไปข้างหน้าว่าจะเกิดอะไรขึ้น
เมื่อพิจารณาจากคำนิยามข้างต้น พอสรุปได้ว่า วิสัยทัศน์ ( Vision ) หมายถึง ศักยภาพของบุคคลในการหยั่งรู้สิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เป็นการสร้างภาพอนาคตเพื่อกำหนดเป้าหมายการทำงาน โดยอาศัยข้อมูลข้อเท็จจริงหรือความรู้และพลังแห่งการจินตนาการ
องค์ประกอบของวิสัยทัศน์ 3 ประการ
1. ภารกิจ ( Mission ) คืองานที่หน่วยงาน องค์การ โรงเรียน วิทยาลัยหรือสถานศึกษารับผิดชอบอยู่เป็นหน้าที่หลักของสถานศึกษาแห่งนั้น ๆในแก่นสำคัญ ซึ่งก็คือวิสัยทัศน์ที่สถานศึกษาต้องการเป็นและต้องการให้มีขึ้น
2. สมรรถภาพที่เป็นจุดแข็งแกร่ง ( Capacity ) หรือเป็นจุดเด่นของสถานศึกษาที่ทำให้สถานศึกษาประสบความสำเร็จและมีข้อได้เปรียบในเชิงการแข่งขันหรือเชิงบริหาร ซึ่งก็หมายถึงสิ่งที่ทำให้สถานศึกษาทำได้ดีกว่าคนอื่น เป็นกิจกรรมหรือสมรรถนะเชิงการแข่งขันที่เหนือกว่า
3. ค่านิยม ( Value ) คือคุณค่า ความเชื่อ หรือปรัชญาของสถานศึกษา เป็นคุณค่าและความเชื่อกว้างๆว่าอะไรเป็นสิ่งที่ควรและไม่ควรปฏิบัติในการทำงาน ซึ่งจะถูกยึดถือเป็นแนวปฏิบัติ ที่สอดคล้องกับพฤติกรรมการทำงาน

ระดับของวิสัยทัศน์
วิสัยทัศน์ นำไปใช้ใน 4 ระดับ คือ
1. ตนเองมองภาพอนาคต เกี่ยวกับ อาชีพการงาน เป็นการมองเพื่อตนเอง โดยการมองสภาพภายนอกรอบตัวหน้าที่การงาน หากมีอะไรเปลี่ยนแปลงจะปฏิบัติอย่างไร
2. ตนเองมองภาพอนาคตเกี่ยวกับตนเอง เป็นการมองภายใน มองสุขภาพร่างกายและจิตใจจะพัฒนาร่างกายและจิตใจอย่างไร เป็นการย้อนดีจิตใจ ความผิดหวัง ความสมหวัง ซึ่งมีผลกระทบต่อจิตใจและจะสามารถทำงานภายใต้ความเครียดอย่างไร จะแก้ปัญหาอย่างไร จะพัฒนาอย่างไร ภายใต้สภาวการณ์ที่เปลี่ยนไป
3. การมองภาพอนาคตเกี่ยวกับองค์การ เป็นการศึกษาระบบบริหารที่เหมาะสมกับองค์การเป็นการศึกษาให้รู้ถึงสิ่งที่เกิดขึ้น ที่มีผลกระทบต่อหน่วยงาน เช่นผลกระทบจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ผลกระทบที่เกิดจากสภาพแวดล้อมทางสังคมที่มีต่อหน่วยงาน บุคลากร ในองค์การในกรณีเช่นนี้จะบริหารงานอย่างไร
4. การมองภาพอนาคตเกี่ยวกับองค์การในระบบสังคมโลก ( Globalization ) เป็นการมองคู่แข่งจากประเทศต่างๆสินค้าที่ผลิตจากประเทศอื่น จะเป็นคู่แข่งจากบริษัทในประเทศใดก็ตาม ซึ่งถ้าผลิตสินค้าที่มีคุณภาพดีกว่า แต่ราคาถูกกว่า ก็จะได้เปรียบคู่แข่งอื่นๆเป็นต้น

วิสัยทัศน์ที่ดี ควรมีลักษณะ ดังนี้
1. สั้นๆ กระชับ ชัดเจน
2. เข้าใจง่ายโดยบุคคลทุกระดับ
3. มีความหมายครอบคลุมเนื้อหาที่ต้องการ ครบถ้วน
4. มีความหมายในเชิงท้าทาย
5. หรูเลิศ จับต้องได้ เป็นจริงได้ วัดผลได้
6. กระตุ้นให้เกิดความรู้สึกคึกคัก กระตือรือร้น
7. ก่อให้เกิดความสมานสามัคคี